Документы, передаваемые по сети факсимильной связи

Факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, передается в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимается в виде копии (факсимиле).

Факсимильная связь предназначается для оперативного обмена текстами документов и служебных материалов с последующим направлением документов на бумажных носителях. Запрещается передача по факсимильной связи документов, имеющих грифы секретности или пометку "Для служебного пользования".

Средства факсимильной связи устанавливаются в подразделениях делопроизводства и режима, дежурных частях или приемных руководителей органов внутренних дел.

Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника (письмо, договор, протокол и другое).

Информация, подлежащая передаче по факсимильной связи (текст, фотография, чертеж и др.), должна располагаться только в пределах ограничительной рамки факсимильной аппаратуры. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения. Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением. Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фотография и текст) текстовая часть не была бледнее фотографии. Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; отпечатанных ли написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

Объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов. Передача по факсимильной связи исходящих документов и принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм.

На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью сотрудника, ответственного за передачу (прием) факсограмм.

Принятая факсограмма докладывается руководителю, которому адресован исходящий документ, переданный по каналам факсимильной связи, и передается с резолюцией исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм.

После получения оригинала документа, переданного по каналам факсимильной связи, сотрудником подразделения делопроизводства и режима с принятой факсограммы на оригинал документа переносятся резолюции и справки об исполнении документа.

Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год.[10]

Советуем почитать:

Расчет телекоммуникационной сети ГТС малой емкости
Актуальность проблемы в настоящее время развития телекоммуникаций происходит в направлении создания рынка телекоммуникационных услуг, внедрения новых телекоммуникационных технологий, их ...

Разработка цифрового электропривода продольной подачи токарно-винторезного станка
За последние годы в микроэлектронике бурное развитие получило направление, связанное с выпуском микроконтроллеров, которые предназначены для автоматизации оборудования различного назначе ...

Методы и средства передачи информации в новых устройствах железнодорожной автоматики и телемеханики
Классификация линий передачи по назначению – Локальные шины контроллеров (ISA, PCI, VME), – Цифровые промышленные сети (RS-485, RS-422, CAN, PROFIBAS, IL-BAS, Fo ...

Меню



© 2015 TechExternal