Бумажное делопроизводство

Рациональный документооборот организуется на основании следующих положений:

. Движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.

Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

. Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

. Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек.

Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.

Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки.

. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

По окончании года в журналах учета входящих и подготовленных документов делается отметка о количестве учтенных документов. [7]

Канцелярия является связующим узлом между всеми отделами РОВД. Вся поступающая извне и циркулирующая между отделами информация проходит через неё.

Исключения составляют заявления граждан о совершенном преступлении. Такая информация в печатном и устном (телефонные звонки) виде поступает в Дежурную часть.

Основные документопотоки:

· Методические пособия, обзоры, Приказы, Решения и т.п.

Поступают в канцелярию преимущественно почтой. Документы регистрируются и передаются начальнику РОВД, который пишет резолюцию. Далее документы распределяются в соответствии с резолюцией по отделам РОВД: ОБЭП, УУМ, ОДН, нач. МОБ, нач. КМ, ОК, бухгалтерия, тыл, штаб, дежурная часть, ДПС ГИБДД, ППСМ, ЛРР, ОУР, СО или ОД. После ознакомления документы возвращаются в канцелярию.

Источниками такой документации являются различные структуры МВД, в том числе и Информационный центр ГУВД. Если требуется, в их адрес направляется ответ, например справки об исполнении.

· Материалы, в том числе уголовные дела.

Для передачи материалов в другой отдел, требуется разрешение начальника РОВД. Рапорт о передаче материала подписывается у начальника РОВД и регистрируется в канцелярии.

· Поручения.

Отдел может направить поручение на выполнение каких-либо действий в другой отдел согласно специфики работы последнего. Такие поручения регистрируются в канцелярии на имя начальника соответствующего отдела.

Перейти на страницу: 1 2 3

Советуем почитать:

Узлы формирования и обработки первичных сигналов
Современные УЗ сканеры являются сложными многофункциональными устройствами. Они позволяют выполнять исследования в реальном масштабе времени в режиме М и режиме В, а так ...

Определение надежности устройства РЭА
Полупроводниковая электроника – прогрессирующая область науки и техники. Уже в первом десятилетии с момента изобретение транзисторов полупроводниковые приборы нашли широкое применение в ...

Микропроцессорная система управления скоростью вращения двигателя постоянного тока
Одной из характерных особенностей нынешнего этапа научно-технического прогресса является все большее применение микроэлектроники. Особое внимание в настоящее время уделяется внедрению ми ...

Меню



© 2015 TechExternal